Schluss mit Aktenbergen und langem Suchen: TechAuch Solutions führt für Sie ein Dokumentenmanagementsystem ein, das Belege, Verträge und E-Mails zentral und revisionssicher archiviert und in Sekunden per Volltextsuche wiederfindet. Wir empfehlen die passende Lösung, richten sie ein und betreiben sie auf Wunsch komplett für Sie – GoBD- und DSGVO-konform. Teil unserer Digitalisierungs-Beratung.
ecoDMS ist ein deutsches Dokumentenmanagementsystem, das genau auf kleine und mittlere Unternehmen, Praxen und Kanzleien zugeschnitten ist: GoBD- und revisionssicher, mit Volltext-/OCR-Suche, Versionsverlauf, Rechteverwaltung und Workflows – zu fairen, planbaren Kosten (Kauflizenz oder Abo). Es läuft sogar auf einer vorhandenen NAS oder einem kleinen Server.
Für größere oder cloud-affine Setups setzen wir auch DocuWare ein; wer bereits Microsoft 365 nutzt, kann mit SharePoint einen einfachen Einstieg finden. Wir sind an keinen einzelnen Anbieter gebunden und empfehlen die Lösung, die zu Ihnen passt.
Ein DMS können Sie im eigenen Haus betreiben oder komplett uns überlassen. Beides hat seine Berechtigung – wir helfen bei der Entscheidung.
Das DMS läuft auf Ihrem Server oder einer vorhandenen NAS. Alle Daten bleiben im Haus, einmalige Lizenzkosten, volle Kontrolle. Sie brauchen etwas Hardware – Einrichtung und Wartung übernehmen wir.
Wir hosten und betreuen das DMS für Sie – inklusive Backup, Updates und Support. Kein eigener Server nötig, planbare monatliche Kosten, Daten in Deutschland. Das Beste aus beiden Welten.
Bei Lösungen wie DocuWare Cloud kümmert sich der Anbieter um alles. Maximaler Komfort, dafür laufende Kosten und Datenhaltung beim Anbieter.
Für Heilberufe und Kanzleien empfehlen wir meist die von uns gehostete Variante: keine Zusatzarbeit für Ihr Team, aber die Daten bleiben bei einem deutschen Partner (uns) statt bei einem Cloud-Riesen.
Ein DMS verarbeitet sensible Daten – deshalb stehen Datenschutz und Zugriffskontrolle im Mittelpunkt. Wir setzen die Lösung DSGVO-konform um, vergeben granulare Zugriffsrechte, protokollieren Zugriffe und halten die Daten – bei der gehosteten Variante mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – in deutschen Rechenzentren. Für Heilberufe und Kanzleien berücksichtigen wir die besondere Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB.
Die Einführung eines DMS ist ein Digitalisierungsvorhaben und kann – abhängig von Rechtsform und Unternehmensgröße – über den Digitalbonus Bayern förderfähig sein. Ob das in Ihrem Fall greift, prüfen wir ehrlich mit Ihnen – ohne leere Versprechen.
In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche DMS-Lösung und welches Betriebsmodell zu Ihrem Unternehmen passt.
Jetzt Erstgespräch vereinbarenEin DMS ist eine Software, die Dokumente – Rechnungen, Verträge, E-Mails, Scans – zentral, strukturiert und revisionssicher archiviert. Statt in verschachtelten Ordnern und Laufwerken finden Sie jedes Dokument per Volltextsuche in Sekunden, mit klar geregelten Zugriffsrechten und automatischer Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
Ein DMS als solches ist nicht vorgeschrieben – die Anforderungen der GoBD schon: Digital empfangene steuerrelevante Belege (etwa Rechnungen per E-Mail) müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Ein GoBD-konformes DMS erfüllt das technisch – deutlich sicherer als lose Ordnerablagen.
Für die meisten KMU, Praxen und Kanzleien empfehlen wir ecoDMS: deutsch, GoBD- und revisionssicher, mit fairen Lizenzkosten und schneller Einrichtung. Für größere oder reine Cloud-Setups setzen wir auch DocuWare ein; wer bereits Microsoft 365 nutzt, kann mit SharePoint einen einfachen Einstieg finden. Wir beraten ergebnisoffen.
Beides ist möglich. On-Premise – auf Ihrem Server oder einer vorhandenen NAS – hält alle Daten im Haus, bei einmaligen Lizenzkosten. Bei der von uns gehosteten und gemanagten Variante brauchen Sie keinen eigenen Server: Wir übernehmen Hosting, Backup, Updates und Support, die Daten liegen in Deutschland. Für Heilberufe und Kanzleien empfehlen wir meist die gemanagte Variante.
Ja, bei richtiger Umsetzung. Wir vergeben granulare Zugriffsrechte, protokollieren Zugriffe und halten die Daten – bei der gehosteten Variante mit Auftragsverarbeitungsvertrag – in deutschen Rechenzentren. Die besondere Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB berücksichtigen wir dabei.
Die E-Mail-Archivierung sichert speziell Ihren gesamten E-Mail-Verkehr revisionssicher. Ein DMS ist umfassender und verwaltet alle Dokumententypen – Rechnungen, Verträge, Scans, E-Mails – zentral mit Suche, Rechten und Workflows. Beides lässt sich sinnvoll kombinieren.
Möglicherweise. Als Digitalisierungsvorhaben kann die Einführung – abhängig von Rechtsform und Unternehmensgröße – über den Digitalbonus Bayern gefördert werden. Ob das in Ihrem Fall greift, prüfen wir ehrlich mit Ihnen.
